В крупных компаниях сложно заполнить номера всех сотрудников. Особенно, если они состоят из шести или более цифр. Современные технологии позволяют упростить задачу и присвоить короткий, легко запоминающийся набор цифр. В статье разберем, что такое добавочный номер телефона, как его настроить, рассмотрим его преимущества и недостатки.

Что такое добавочный номер и для чего его используют

Постоянная коммуникация в компании заставляет задуматься, как сократить время на поиск номера нужного сотрудника, учитывая, что приходится делать десятки и сотни звонков в день. Не все знают, что такое добавочный номер абонента, и как его установить.

Код представляет собой комбинацию цифр, при помощи которой можно соединиться с менеджером, руководителем и любым другим сотрудником, набрав всего две-четыре цифры. Часто такое можно увидеть в приемной директора, когда секретарь соединяет руководителя со специалистом путем набора кода-идентификатора. Им пользуются и посетители сайта, когда необходимо проконсультироваться по конкретному вопросу.

Особенно актуален такой сервис для компаний в сфере услуг и предприятий, где есть много отделов и обособленных подразделений.

Как работают добавочные номера

Для использования кодов-идентификаторов каждому сотруднику назначается номер. Для понимания, что означает дополнительный номер, разберем простой пример. 

Такой инструментарий возможен благодаря Виртуальной АТС. Она позволяет выставлять специальные настройки на панели управления. Прикрепление комбинации цифр к определенному сотруднику означает, что дополнительный номер направит звонящего напрямую к нему.

Виртуальная АТС устанавливается несколькими способами:

• на стационарный телефон с использованием адаптеров;

• на IP-телефон без применения специального оборудования;

• на компьютер с использованием специальной программы или плагинов;

• на смартфоны с использованием корпоративной карты или специальной программы.

Как позвонить абоненту с добавочным номером

Для информирования клиентов и сторонних пользователей владелец виртуальной АТС применяет один из способов:

• указывает код в формате: “тел. 8-ХХХ-ХХ-ХХ-ХХ(111)” и размещает на сайте;

• записывает голосовое сообщение на автоответчик;

• поручает сотруднику отвечать на звонки и сообщать дополнительный код.

Есть нюансы, как пользоваться добавочным номером телефона, в зависимости от применяемого устройства.

Со стационарного телефона

Для связи с коллегой пользователь, не подключенный к внутренней АТС, должен действовать согласно алгоритму:

• Набрать основной номер, например, 8-ХХХ-ХХ-ХХ-ХХ.

• Дождаться, когда подключится автоответчик.

• Набрать дополнительный код, например, 111.

• Дождаться ответа вызываемого специалиста.

Если не установлен автоответчик, то добавочный номер набирается в тональном режиме. Что это значит? После срабатывания автоответчика нужно набрать дополнительный код на клавишах стационарного телефона, предварительно нажав на значок “*”.

Со смартфона

С мобильным устройством работать проще, так как в нем по умолчанию установлен тональный режим. Действия сводятся к набору основного номера, к вводу дополнительного и ожидания ответа.

Если коммуникация предусматривает не единичный звонок, а постоянное общение, то контакт вместе с дополнительным номером можно сохранить в телефонной книге. 

С ПК или ноутбука

Чтобы использовать возможность набора номера с ПК или ноутбука, на них нужно установить специальную программу. После этого на экран будет выведена специальная клавиатура, на которой клавиши активируются при помощи мыши.

Автоматический ввод добавочного номера

В памяти смартфона можно сохранить номер вместе с добавочным. Для этого следует:

• Зайти в Контакты.

• На клавиатуре набрать основной номер.

• Нажать на кнопку с тремя вертикальными точками, которая выступает как дополнительное меню опций, и выбрать двухсекундную паузу.

• Ввести дополнительный код.

• Сохранить.

Теперь появится возможность не набирать каждый раз номер. При выборе имени доступно сразу попасть на нужного сотрудника.

Как настроить добавочные номера для сотрудников

Изначально внутренние номера подключает провайдер. Их количество согласовывается сторонами. Добавочные коды устанавливаются:

• на телефонные аппараты;

• на факс;

• на голосовое меню.

Конкретные настройки при наборе кода устанавливает пользователь на панели управления виртуальной АТС. Обычно добавочный номер включает в себя номер отдела и конкретного человека.

К примеру, отдел продаж обозначен номером 11. В нем работают три менеджера: Светлана, Валентина, Виталий. Им могут быть присвоены номера:

• Светлане — 111

• Валентине — 112

• Виталию — 113.

Внутри компании несложно будет заполнить, что номера сотрудников отдела продаж начинаются с цифры “11”.

Плюсы и минусы добавочных номеров для бизнеса

Когда в компании совершается много звонков, даже большое количество операторов не сможет справиться с задачей оперативного соединения с нужным специалистом, если диктовать номера каждого при обращении клиента. Дополнительные номера выручают при внутренней и внешней коммуникации:

• Экономят время сотрудников. Несложно запомнить две первые цифры, чтобы позвонить в нужный отдел. Если даже неправильно набрана последняя, принадлежащая конкретному специалисту, его коллега поможет решить вопрос.

• Улучшение имиджа компании. Когда на сайте указаны дополнительные номера специалистов, это не только дополнительное удобство для клиентов, но и создание образа солидной фирмы.

• Снижение трудозатрат. Не нужно беспокоить секретаря или работника колл-центра, чтобы соединиться с одним из отделов.

• Доступность удаленной работы, если код-идентификатор установлен на мобильное устройство.

• Сокращение затрат. Не нужно использовать дополнительные линии, достаточно сделать внутренние настройки для некоторых специалистов, которым не нужно совершать звонки за рамками внутренней АТС.

Главное о добавочных номерах

• Установка дополнительных номеров — это дополнительное удобство в работе и экономия средств на телефонию.

• Добавочные номера экономят время сотрудников, снижают трудозатраты, улучшают имидж компании.

• Особенно актуальны добавочные номера для компаний в сфере услуг и предприятий, где есть много отделов и обособленных подразделений.

• Виртуальная АТС прикрепляет комбинации цифр к определенному сотруднику. То есть дополнительный номер направит звонящего напрямую к нему.