Бриф — это список вопросов, который помогает исполнителю лучше понять заказчика, его видение проекта и обеспечить ожидаемый результат сотрудничества. Обычно в документе прописывают особенности продукта и ЦА компании, пожелания, дедлайн и размер бюджета. Документ используют дизайнеры, интернет-маркетологи, редакторы и копирайтеры, SMM- и SEO-специалисты, иллюстраторы. Рассказываем, что такое бриф, как подготовить и провести брифование, а также как избежать ошибок.

Кому и зачем нужен бриф

Клиенту. Некоторые заказчики отказываются заполнять анкеты, не желая тратить на это время. А зря. Заполнение брифа нужно для того, чтобы исполнитель четко понимал, какие заказчик предъявляет требования к его работе и что хочет получить на выходе. Чем более развернуто клиент ответит на вопросы — сообщит о характеристиках и особенностях продукта, озвучит пожелания или даже прикрепит референсы — тем выше будет результат работы исполнителя — качество продукта устроит заказчика полностью и сразу. Замечания если и будут, то в минимальном количестве.

Исполнителю. Часто вопросы по проекту обсуждаются в мессенджерах или по электронной почте. Это неудобно, поскольку иногда ответ приходится ждать несколько часов, а то и дней, искать сообщение среди большого количества активных чатов или цепочек писем. 

Создание брифа позволяет сэкономить время на многочисленных уточнениях и получить нужный объем информации сразу в одном файле, к которому можно вернуться в любой момент. Более того, он защищает исполнителя от конфликтных ситуаций и необоснованных доработок. В случае поступления претензии от заказчика он может сослаться на документ: вот об этом вы просили еще до начала работы — я так и сделал.

Брифы используют в разных сферах. Например, маркетологам он позволяет понять позиционирование компании клиента, определить его ЦА и найти эффективные способы коммуникации с потенциальными потребителями. Строители просят заказчика заполнить бриф, чтобы держать перед глазами его пожелания, заранее подобрать необходимую технику и инструменты для работы.

Чем отличается от ТЗ

В отличие от разработки технического задания составлением брифа иногда занимаются еще до подписания договора о сотрудничестве. При этом он содержит более подробную информацию, чем ТЗ.

В ТЗ прописывают этапы работы над проектом, требования к продукту, роли и задачи для всех участников команды. Его формируют под определенный участок или этап работы. Например, написать текст на главную страницу сайта в рамках комплексных работ по SEO.

Основные виды

Выделяют следующие виды брифов:

• Анкетный. Содержит общие сведения о заказчике, вопросы о целях и задачах компании.

• Экспертный. Включает в себя детальное описание продукта или бизнеса, содержит технические характеристики, профессиональную терминологию.

• Обобщенный. Универсальный бриф с набором стандартных вопросов, который подходит для разных клиентов.

• Индивидуальный. Анкета, которую составляют под задачи конкретного заказчика.

• Рекламный. Содержит перечень вопросов для разработки, настройки и запуска рекламной кампании.

Из чего состоит структура брифа

Единого шаблона для создания брифа нет, но есть обязательные разделы, которые должны быть в любом документе. Их шесть:

1. Предисловие. Объясните, почему важно заполнить бриф. Например: «Это позволит оценить масштабы проекта, рассчитать стоимость и спрогнозировать срок выполнения задачи». Здесь же попросите клиента приложить к анкете дополнительные материалы: фотографии, ссылки, референсы, имеющиеся наработки.

2. Информация о компании. Попросите клиента указать корректное название, добавить логотип, контакты, перечислить продукты, кратко описать сферу деятельности, сообщить об основных конкурентах.

Пример брифа для веб-дизайнера: второй блок вопрос посвящен компании. Заказчик должен объяснить, почему она называется именно так, за что ЦА ценит ее продукт, какие эмоции она у них вызывает.

1. Описание продукта. Сюда вносят как можно более полную информацию о товарах и/или услугах компании: сценариях использования, ценовой политике, конкурентных преимуществах.

2. Целевая аудитория. Попросите заказчика при заполнении брифа рассказать о том, каким он видит потенциального покупателя: его пол, возраст, семейное и социальное положение, увлечения, боли. Если есть составленный портрет ЦА и иные результаты аналитики, можно их приложить.

В брифе для дизайнера интерьера под ЦА подразумевается семья, которая живет в квартире/доме. Их вкусы и увлечения влияют на выбор концепции, цветовой гаммы, мебели.

1. Общие вопросы. Вид, объем и структура работы? Сколько нужно написать текста, нарисовать иллюстраций, разработать страниц сайта? Есть ли примеры конкурентов, которые нравятся: дизайн и юзабилити сайта, содержание блога, оформление розничной упаковки и прочее?

2. Цели и задачи. Здесь клиент указывает, какого именно результата он хочет добиться. Например, увеличить конверсию на столько-то % или наполнить книгу 10 иллюстрациями в стиле аниме.

В примере брифа для таргетолога есть отдельный раздел с целями запуска рекламы. Заказчику достаточно отметить галочкой нужные пункты, чтобы специалист знал, чего именно ждут от его работы, смог создать подходящий макет и запустить кампанию.

Бриф можно и нужно дополнять другими блоками и вопросами. Например, копирайтер уточнит tone of voice для текстов, веб-дизайнер запросит шрифты и цвета, которые входят в фирменный стиль.

Как оформить бриф

Текстовый файл. Создайте документ в Word или Google Docs в виде таблицы, объедините в вопросы в смысловые блоки и оставьте поля для ответов — места должно быть достаточно. Это популярный, но весьма неудобный вариант, поскольку, чтобы заполнить бриф, нужно скачать документ, заполнить, сохранить изменения и отправить.

Google Forms. Это облачный сервис для опросов. Его используют для создания разветвленных брифов с большим количеством вопросов. Готовые ответы автоматически попадают в гугл-таблицы. 

Форма на сайте. Создайте отдельную страницу и вставьте форму. Для этого скопируйте HTML-код из Google Forms или используйте специальные платные или бесплатные плагины. Например, Gravity Forms, Formidable Forms, Breezing Forms.

Типичные ошибки

Исполнители, которые раньше никогда не использовали в работе брифы, допускают одни и те же ошибки.

Отсутствие логики в вопросах

Структурируйте документ и разделите его на смысловые блоки, чтобы клиент постепенно переходил от одного вопроса к другому. Не перегружайте бриф уточнениями, не просите дать информацию, которая вряд ли пригодится вам для работы.

Создание чересчур краткого брифа

Это проблема противоположная первой. Часто новички боятся быть навязчивыми и стараются сделать бриф максимально коротким. Они получают недостаточный объем информации, а затем вынуждены не раз обращаться к заказчику с уточняющими вопросами.

Использование сложных для понимания формулировок

Помните: термины подходят для экспертных брифов. В остальных случаях старайтесь использовать простые и понятные формулировки — так вам не придется отвечать на встречные вопросы.

Отсутствие обратной связи после заполнения брифа

Внимательно прочитайте заполненный бриф, при необходимости задайте уточняющие вопросы, а затем предоставьте клиенту примерный план работ. Обязательно обговорите сроки и бюджет, уточните объем бесплатных доработок.

Что важно запомнить

• Создание брифа — подготовительный этап работы над проектом. Исполнитель составляет перечень вопросов, которые помогут разобраться в деталях работы и понять предпочтения клиента. Заполнить бриф — задача заказчика.

• Бриф состоит из нескольких блоков вопросов, которые помогают понять пожелания клиента, оценить масштабы проекта, сроки и бюджет.

• Грамотно составленный и подробно заполненный бриф позволяет сэкономить время и улучшить взаимопонимание заказчика и исполнителя, правильно распределить ресурсы, предотвратить конфликтные ситуации.

• Бриф для клиента составляют раньше ТЗ и включают в него не только технические, но и организационные вопросы: кто и за что отвечает, когда сдать проект, как оценивают результат?

• Есть пять распространенных видов брифов: анкетный, экспертный, общий, индивидуальный и рекламный.

• Бриф составляют в свободной форме, поскольку единого шаблона нет. Стандартная структура включает информацию о компании, описание продукта и ЦА, цели и задачи заказчика, общие вопросы.

• Готовый бриф можно оформить в виде Word или Google Docs, в облачном сервисе Google Forms или в виде специальной формы на сайте исполнителя.