Как автоматически составить протокол совещания

На совещаниях руководители и сотрудники компаний обсуждают множество вопросов, обмениваются идеями и принимают важные решения. Но если не зафиксировать то, что было озвучено во время встречи, позже могут возникнуть сложности и разногласия. Например, можно упустить полезную идею или забыть детали принятых решений.

Чтобы не допустить таких ситуаций, во время каждого совещания нужно вести протокол. В статье поговорим о том, какими бывают протоколы совещаний, как их правильно вести и как все можно автоматизировать.

Что такое протокол совещания и для чего он нужен

Это документ, который фиксирует то, что было сказано во время встречи. Его составляют по определенной форме.

Протокол совещания:

Документирует обсуждения и решения. Протокол предотвращает споры о том, что именно было решено. Если в нем записано, что руководство решило заключить договор с конкретным подрядчиком, этот факт уже будет не оспоримым.

Закрепляет персональную ответственность. В протоколе совещания записывают, кто за что отвечает в будущих проектах и в какие сроки нужно все сделать. Например, в протоколе закрепили, что за разработку новой версии сайта компании отвечает руководитель отдела маркетинга. Срок — два месяца. Значит, если через два месяца новой версии сайта не будет, отвечать за это будет именно он, а не разработчики или дизайнеры.

Обеспечивает прозрачность. В случае сомнений с протоколом могут свериться все участники совещания. А те, кто не смог присутствовать, могут ознакомиться с ним в любой момент. Это делает процесс принятия решений открытым для всех заинтересованных сторон. Например, на совещании в компании обсудили новый проект по оптимизации логистики. Отсутствовавший на встрече сотрудник может из протокола узнать, кто за что отвечает в новом проекте и к кому можно обратиться за уточнениями.

Помогает контролировать бизнес-процессы. Протокол позволяет отслеживать ход выполнения задач, поставленных на предыдущих совещаниях. Например, если на прошлом совещании было решено внедрить CRM-систему, можно свериться со сроками и запросить промежуточный отчет о процессе внедрения у IT-отдела.

Помогает юридически защитить компанию. Протокол может послужить доказательством в случае споров, проверок или аудита. Например, на совещании компания обсудила с подрядчиком и зафиксировала сроки выполнения работ. Через несколько месяцев подрядчик нарушает сроки и утверждает, что график не был официально согласован. Тогда протокол докажет, что все было утверждено и подрядчик об этом знал.

Виды протоколов

Выделяют три основных вида протоколов совещания: краткий, полный и стенографический.

Краткий протокол. Содержит только основные моменты совещания, без подробного изложения обсуждений. В нем фиксируют только самое важное: вопросы повестки дня, принятые решения, фамилии ответственных лиц и сроки выполнения.

Структура:

• Дата и место проведения.
• Список участников.
• Повестка.
• Резюме по каждому вопросу (решения, задачи).

В таком протоколе совещания мало деталей, поэтому для сложных или юридически значимых вопросов такой формат не подходит. Краткие протоколы хороши для повседневных рабочих встреч.

Полный протокол. В отличие от краткого протокола, он фиксирует не только ключевые моменты, но и подробную информацию обо всех аспектах совещания. В нем отражают ход обсуждения, аргументы участников, ключевые мнения и возражения.

Структура полного протокола:

• Все элементы краткого протокола.
• Расшифровка содержания обсуждений.
• Запись предложений, которые не были приняты.

Полный протокол детально отражает ход совещания и позволяет восстановить контекст: кто, в каком порядке и что именно говорил и предлагал. Это полезно для анализа и разрешения споров, если они возникнут после собрания. Такой протокол подходит для важных встреч: совещаний совета директоров, стратегических сессий, обсуждения юридически значимых вопросов.

Стенографический протокол. Содержит дословную запись всех выступлений участников, включая паузы, уточнения и эмоциональные восклицания. Стенографическим он называется, потому что раньше единственным способом записать дословно весь ход совещания была стенография. Это особый вид письма со знаками-сокращениями, которые помогают записывать информацию от руки намного быстрее. Сейчас используют современные способы фиксации: аудио- или видеозапись с последующей расшифровкой.

Структура стенографического протокола:

• Введение (дата, место, список участников, повестка).
• Полный текст обсуждений в хронологическом порядке.
• Приложение с решениями и поручениями.

Такой протокол дает полный контекст обсуждения, но получается очень объемным и сложным для восприятия. Его нужно дополнительно резюмировать: написать приложение с ключевыми задачами и принятыми решениями. Такие протоколы используют на особо важных мероприятиях, в том числе на судебных заседаниях, политических встречах, совещаниях законодательных органов.

Как составить протокол

Для начала нужно назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за составление протоколов совещаний в компании. Обычно это секретарь или персональный ассистент руководителя.

Далее нужно выбрать, в какой форме секретарь будет вести протокол: аудиозапись, видеозапись или запись от руки.

Теперь рассмотрим пошагово все основные составляющие протокола.

Оформление. Обязательные элементы протокола совещания и бланки можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно этому государственному стандарту, протокол непременно должен включать:

• название организации;
• ФИО и должности участников совещания;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• дату проведения собрания;
• название города;
• подписи председателя совещания и секретаря, который составил протокол.

Общая форма протокола совещания может быть разной. Бланк протокола можно взять стандартный из ГОСТа, а можно утвердить в компании свой, это не запрещено.

Вступление. Здесь перечисляют всех участников совещания и обозначают повестку дня. Повестка дня — это список всех вопросов, которые планируется обсудить на совещании: например, утвердить бюджет на следующий год, выбрать подрядчика для съемки рекламного ролика.

Основная часть. Она может быть разной в зависимости от типа протокола. В кратком будут перечислены только рассмотренные вопросы и принятые решения. В полном будет отражен весь ход обсуждения, в том числе возражения и предложения, которые в итоге отвергли. В стенографическом — дословная запись всех реплик, которые прозвучали на встрече.

Как автоматизировать составление протокола

В крупных компаниях каждый день может проходить по несколько встреч разного масштаба. Чтобы протоколировать каждую из них, нужно задействовать сразу несколько секретарей. На расшифровку и оформление протоколов уходит много времени, процесс затягивается.

Упростить и ускорить задачу поможет автоматическое протоколирование совещаний. Есть IT-решения, которые генерируют протоколы собраний: это виртуальные ассистенты, или AI-секретари.

Виртуальные ассистенты помогают упростить составление протоколов, фиксируя ключевые моменты обсуждений и структурируя информацию. Самая важная функция здесь — это суммаризация: ассистенты не только записывают и расшифровывают, информацию, но и могут самостоятельно определить самые важные моменты заседания.

AI-секретари умеют:

• Формировать полный протокол в текстовом формате с разбивкой на спикеров.
• Выделять ключевые моменты: задачи, поручения, сроки и ответственных лиц.
• Использовать предустановленные шаблоны для протоколов, заполняя в них нужные поля: например, тему совещания, обсужденные вопросы, принятые решения.
• После составления протокола совещания отправлять задачи участникам встречи и напоминать о дедлайнах.

Как правило, такие системы транскрибируют готовую запись. Но некоторые умеют работать и с потоковым аудио, расшифровывая его в режиме реального времени.

Примеры сервисов для протоколирования совещаний

Meetscribe

Этот виртуальный ассистент составляет протокол на основе загруженной в него аудио- или видеозаписи встречи.

Meetscribe умеет:

• выделять самые важные моменты обсуждения и представлять их в виде структурированного перечня задач;
• разбивать обсуждение по темам;
• определять ответственных лиц.

После генерации протокола руководитель получает ссылку на отчет о совещании и может делиться ей с участниками и другими коллегами.

TrueConf AI Server

Это решение создано для онлайн-совещаний.

TrueConf:

• записывает речь каждого спикера по отдельности и обрабатывает ее в режиме реального времени;
• по окончании онлайн-конференции создает полную расшифровку с разделением на спикеров;
• протокол можно сохранить в разных форматах: документ, таблица и аудиозапись;
• есть возможность контроля доступа к протоколам.

В следующей версии разработчики предусматривают также функцию создания краткого резюме по итогам встречи.

Нестор.BRIEF

Система может протоколировать онлайн- и офлайн совещания.

Нестор.BRIEF:

• группирует и хранит всю информацию о каждой встрече в одном месте: аудио- и видеозаписи, стенограмму, протокол, презентации;
• поддерживает многоканальную аудио- и видеозапись;
• есть удобный поиск в архиве протоколов по ключевым словам;
• выделяет и тегирует важную информацию в процессе расшифровки.

Система также может работать с гибридным форматом совещания, когда часть участников присутствует физически, а часть подключается по конференц-связи.

Какие технологии используют для автоматизации протоколов

Speech-to-text. Это система распознавания речи и перевода ее в текст, своего рода «умный слуховой аппарат», который слушает, распознает и записывает слова. Его алгоритмы используют базы данных, где указаны допустимые сочетания звуков для конкретного языка. Система выбирает наиболее вероятное слово на основе контекста. Например, система слышит звуки «д», «о», «б», «р», «о», «е» и по алгоритму распознает слово «доброе».

Это компонент многих систем, работающих с голосом. В частности, эту технологию использует система речевой аналитики MANGO OFFICE.

Система речевой аналитики:

• преобразует речь из аудиозаписи в текст;
• различает и помечает спикеров;
• анализирует получившийся текст и расставляет метки-теги на основе содержания разговоров;
• собирает полученные данные в наглядные отчеты.

Системы речевой аналитики позволяют анализировать телефонные разговоры сотрудников с клиентами, отслеживать эффективность продаж и сервиса.Точно так же можно проанализировать и онлайн-совещание.

Технология ASR (Automatic Speech Recognition). ASR также преобразует звук человеческой речи в текст. Ее отличие от speech-to-text в том, что ASR — более широкое понятие, включающее все процессы, которые связаны с восприятием и анализом речи компьютером.

ASR может включать speech-to-text, но дополнительно работает и с другими задачами. Она может не только переводить речь в текст и идентифицировать говорящего, но и распознавать его эмоции, различать команды. Например, именно ASR используют в таких голосовых помощниках, как Алиса или Siri — они понимают команды пользователя и выполняют их.

Системы ASR используют нейросети, которые обучены на огромных объемах речи. Технология учитывает акценты, скорость речи и шумы, чтобы выдавать максимально точный текст, даже если у говорящего есть дефект речи или в помещении шумно.

Преимущества автоматизации протоколирования собраний

Экономия времени. Аудиозапись совещания надо расшифровать, выделить главное, правильно оформить. Ручная транскрибация длинной записи может занимать часы. Автоматическое составление протокола происходит значительно быстрее — в считанные минуты.

Снижение затрат. В крупных компаниях проходит так много встреч, что необходимость вести и оформлять протоколы требует иметь для этого отдельных секретарей в штате. Если автоматизировать протоколирование, дополнительный персонал не понадобится.

Исключение человеческого фактора. Секретарь при расшифровке аудио может что-то не расслышать, упустить или неправильно понять. Искусственный интеллект транскрибирует и максимально точно анализирует все прозвучавшие слова.