Как организовать и провести онлайн-встречу

У видеоконференций есть свои преимущества: они позволяют оперативно собирать команды, экономить на командировках и вести переговоры без географических ограничений. Но чтобы онлайн-встреча была эффективной, важно ее правильно организовать. Без правильно выстроенного процесса есть риск технических накладок, плохой коммуникации и низкой вовлеченности участников. Разбираемся, как организовать продуктивные виртуальные собрания и какие платформы для этого лучше выбрать.

Что такое онлайн-встреча

Сначала определим, что значит «онлайн-встреча». Онлайн-встречи — это формат делового общения, при котором участники подключаются к видеоконференции через интернет с помощью специальных приложений. Каждый участник может находиться в любом месте — дома, в офисе или даже в поездке — и взаимодействовать с коллегами или партнерами в режиме реального времени. Все участники видят и слышат друг друга, могут демонстрировать экраны своих гаджетов, обмениваться файлами, работать с документами и использовать общий чат.

Онлайн-встречи в компании могут быть как внутренними (командные планерки, отчеты, брейнштормы), так и внешними (переговоры с партнерами, презентации для клиентов, вебинары). В таком формате можно делать доклады, проводить обсуждения, интерактивные опросы или даже виртуальные доски для совместной работы.

Преимущества онлайн-формата

Экономия времени и бюджета. Не нужно тратить часы на дорогу, стоять в пробках или организовывать командировки — участники подключаются в нужный момент из любой точки мира. Встреча онлайн — это идеальный формат для переговоров с удаленными партнерами и внутренних собраний бизнеса компаний, у которых офисы в разных городах или часть сотрудников работает на удаленке.

Сохранность информации. После офлайн-собрания у участников остаются только их заметки и общий протокол. В случае онлайн-встреч чаще всего ведется запись, к которой можно вернуться в любой момент (и поделиться ей с коллегами, которые не смогли присутствовать).

Интерактивность и вовлеченность. Современные платформы поддерживают демонстрацию экрана, совместное редактирование документов и голосования. Например, при обсуждении маркетинговой кампании можно сразу показать рекламные креативы, а команда внесет правки в режиме реального времени. В большинстве приложений параллельно с конференцией можно писать в текстовый чат — это помогает участникам выражать мнение, не перебивая друг друга.

Гибкость под любые задачи. В отличие от переговорной, где помещается ограниченное количество людей, онлайн-формат подходит для мероприятий любого масштаба, от планерок команды из трех-пяти человек до онлайн-воркшопов на сотни участников.

Форматы видеоконференций

Планерки и совещания. Это самый распространенный формат для рабочих встреч. Он подходит для обсуждения задач, согласования проектов и быстрой координации команды. Например, в маркетинговом агентстве утром проводят 15-минутный созвон, где сотрудники озвучивают планы на день и получают обратную связь от руководителя, или еженедельные встречи руководителей отделов в крупной компании.

Вебинары и обучающие сессии. Формат подходит для презентации продуктов, корпоративного обучения и образовательных курсов. Спикер выступает перед аудиторией, использует слайды, демонстрирует экран. Участники могут задавать вопросы в чате или голосом. Например, бизнес-школа проводит вебинар по основам предпринимательства или построению личного бренда.

Воркшопы и мозговые штурмы. Когда нужна активная вовлеченность участников, применяют интерактивные форматы. Например, стратегическая сессия с разбором маркетинговой стратегии или брейншторминг для генерации идей. Здесь пригодится функция демонстрации экрана: во время конференц-колла можно использовать сервисы вроде Flip или Holst (аналоги ушедшего из РФ Miro). Они позволяют команде одновременно работать с виртуальной доской, добавлять заметки и голосовать за лучшие решения.

Как эффективно организовать и провести онлайн-встречу

Выберите платформу. Выбор сервиса для онлайн-встречи зависит от количества участников, формата общения и технических требований. Например, если в компании 5–10 сотрудников и встреча не требует сложных функций, можно использовать обычный мессенджер с функцией группового звонка. А если планируется вебинар на 100+ человек, стоит выбрать более серьезную платформу, где можно транслировать экран и собирать вопросы из чата.

Подготовьте план встречи. Без этого обсуждение может затянуться или уйти в сторону от темы. Чтобы этого избежать:

• Распишите повестку. Заранее определите, какие вопросы будут обсуждать и в каком порядке, какова очередность выступлений спикеров, и во время встречи придерживайтесь плана. Например, на встрече по продвижению бренда можно сначала разобрать результаты рекламных кампаний, затем — идеи по дальнейшему развитию маркетинговой стратегии.
• Запланируйте тайминг. Оптимальный вариант — выделить определенное время на каждый пункт повестки и заранее разослать тайминг встречи всем участникам. Это поможет не выйти за запланированные временные рамки. При назначении времени начала встречи учитывайте часовые пояса участников.
• Подберите материалы. Если на встрече планируется разбор отчета, презентации или других документов, заранее разошлите их участникам. Это позволит им ознакомиться с информацией, подготовить вопросы и избежать задержек во время обсуждения. Например, если руководитель отдела маркетинга собирает команду для обсуждения рекламной стратегии, он может заранее отправить аналитический отчет о прошлых кампаниях, чтобы все участники были в курсе данных и могли сразу переходить обсуждению.
• Проверьте техническую часть. Убедитесь, что у всех участников установлено нужное приложение для онлайн-встречи и есть стабильное интернет-соединение. Заранее убедитесь в работоспособности платформы для конференций, микрофонов и камер. Например, если на встрече планируется демонстрация экрана, убедитесь, что у выступающего настроен доступ к этой функции.

Определите нормы поведения. Чтобы встреча прошла организованно, заранее установите правила поведения во время конференц-колла для всех участников и предупредите о них.

Например:

• Если участников больше пяти, отключать микрофоны, когда не говорите. Так не будет фонового шума.
• Вопросы можно задавать в чате, а в конце встречи модератор ответит на них.
• Если требуется голосование или сбор обратной связи, предупредите об этом заранее, чтобы участники были готовы.

Вовлекайте участников в процесс. Чем больше людей включены в обсуждение, тем продуктивнее встреча. Чтобы аудитория не просто слушала, задавайте вопросы и предлагайте отвечать на них в чате, устраивайте голосования, используйте интерактивные доски и документы с общим доступом.

Поддерживайте взаимодействие после собрания. Используйте дополнительные каналы коммуникации после окончания встречи.

Например:

• После презентации нового проекта создайте для команды чат в мессенджере, где можно задать вопросы и обсудить детали.
• После вебинара отправьте участникам его запись, чтобы они могли пересмотреть ключевые моменты.
• После деловой встречи отправьте всем участникам сообщение по итогам (фоллоу-ап).

Такой подход сделает онлайн-встречи не просто разговором, а инструментом для эффективной работы.

Как грамотно составить фоллоу-ап

Фоллоу-ап — это краткое итоговое сообщение после онлайн-встречи. Оно фиксирует ключевые моменты обсуждения и определяет дальнейшие шаги. Такой формат особенно важен в бизнесе: он помогает избежать недопонимания, повышает ответственность участников и ускоряет выполнение задач.

Что включить в фоллоу-ап:

• Краткое изложение итогов. Перечислите ключевые темы и принятые решения. Не нужно пересказывать всю встречу — выделите главные моменты. Например: «Обсудили запуск рекламной кампании: выбрали каналы продвижения, определили бюджет и сроки».
• Задачи и ответственные лица. Укажите, кто за что отвечает и к какому сроку нужно выполнить задачи. Например: «Алексей готовит медиаплан до 10 марта, Мария согласовывает креативы с клиентом до 12 марта».
• Дополнительные материалы. Если на встрече упоминались отчеты или другие документы, которых нет у участников — приложите их к письму.
• Дата и время следующей встречи, если они уже определены.

Фоллоу-ап можно отправить письмом, в мессенджере или через корпоративный чат. Главное — он должен быть четким, структурированным и понятным всем участникам.

Приложения для проведения онлайн-встреч

Mango Talker.

Многофункциональный бизнес-коммуникатор от MANGO OFFICE для видеоконференций и делового общения, интегрированный с Виртуальной АТС MANGO OFFICE. Платформа позволяет проводить онлайн-встречи, совершать звонки и вести чаты в одном приложении.

Преимущества:

• работает на ПК и любых мобильных устройствах;
• демонстрация экрана — можно показывать документы, презентации и рабочие процессы в реальном времени;
• функция записи встреч;
• обмен файлами до 2 ГБ с неограниченным временем хранения;
• настройка заднего фона участника;
• интеграция с CRM и Виртуальной АТС — автозагрузка контактов всех сотрудников, клиентов и партнеров;
• Российский бизнес-мессенджер Mango Talker входит в реестр отечественного ПО. Номер заявления: 233369, дата регистрации: 12.03.2021;
• Есть веб-версия для браузера, где к видеоконференции можно подключить по ссылке любое количество пользователей без регистрации и установки приложения.

Тарифы: бесплатно для пользователей Виртуальной АТС MANGO OFFICE.

Zoom.

Одна из самых популярных платформ для видеоконференций. Можно проводить онлайн-встречи с неограниченным количеством участников (на платном тарифе). Доступен после бесплатной регистрации.

Преимущества:

• адаптивная передача видео и звука даже при слабом интернете;
• можно сохранить запись встречи на устройство или в облако;
• возможность совместной работы с помощью решения Zoom Docs — участники могут создавать и редактировать документы с общим доступом, использовать интерактивную доску;
• функции модерирования — организатор может отключать звук участникам, назначать соведущих и управлять доступами;
• интеграция с CRM-системами, календарями Google и Outlook.

Тарифы: От 13,33 $ в месяц, оплатить российской картой нельзя. Есть бесплатный тариф с ограничениями: не более 100 участников и 40 минут конференции.

Skype.

Сервис для аудио-, видеозвонков и чатов. Программу можно установить на компьютер или смартфон. Максимальное количество участников группового звонка — 50.

Преимущества:

• не требует регистрации для участников, можно подключиться просто по ссылке;
• функция размытия заднего фона участника;
• поддерживает много разных платформ: Windows, macOS, Linux, Android и iOS;
• функция живых субтитров с онлайн-переводом — полезно при общении с иностранными партнерами.

Тарифы: бесплатно для видеозвонков и чатов, продолжительность конференции — до 240 минут.

Google Meet.

Облачный сервис для видеоконференций, интегрированный с экосистемой Google Workspace. Поддерживает до 100 участников в бесплатной версии и до 500 — в платных тарифах. Приложения нет, конференции проходят в браузере.

Преимущества:

• интегрируется с Google Workspace — удобно для совместной работы с документами и календарем;
• адаптируется под скорость интернета, минимизируя задержки;
• функция размытия заднего фона и шумоподавления;
• интерактивная доска для совместной работы;
• защита данных на уровне корпоративных стандартов.

Тарифы: от 7$ в месяц за одного пользователя, оплата российской картой не предусмотрена. Бесплатная версия — до 100 участников, ограничение времени конференции до 60 минут (если участников больше двух).

Мы рассказали о самых популярных, помимо указанных, есть еще большое число вариантов как организовать онлайн-встречу: Яндекс.Телемост, МТС Линк, ВК Звонки, JitsiMeet и т.п. с которыми мы познакомим Вас в следующий раз.