Чтобы эффективно решать бизнес-задачи и достигать высоких показателей, руководителю нужно контролировать работу сотрудников. В этой статье объясним пользу контроля, расскажем о его основных методах и принципах, поделимся советами, как правильно внедрить систему контроля.
Зачем контролировать сотрудников
Репутация и успешность компании зависят от квалификации сотрудников. Именно они — движущая сила бизнеса. Даже самый творческий, целеустремленный и лояльный персонал нужно контролировать и координировать. Это задача руководства.
Если вы сможете выстроить грамотные деловые отношения, то:
-
увеличите продуктивность работников;
-
предвидите ошибки и устраните их;
-
повысите показатели компании.
Система контроля позволяет дисциплинировать и мотивировать. Когда за успехами и промахами следят, никто не захочет ударить в грязь лицом. Сообщите сотрудникам о возможном поощрении и наказании — работа сразу изменится, а вы отсеете слабых.
Виды контроля в организации за работой сотрудников
Применяйте сразу несколько или выберите подходящий для конкретной задачи.
По итоговому результату
Вы ставите перед сотрудником задачу, назначаете дедлайн и оцениваете результаты. Риски: результат может оказаться неудовлетворительным и потребует время на исправление. Руководителю нужно развернуто и прозрачно сформулировать задачу, четко описать желаемый результат и поощрить ответственных.
По промежуточным результатам
Менее рискованный вариант — контролировать выполнение задачи на промежуточных этапах. Руководитель устанавливает сроки отчетов. Сотрудник понимает свою зону ответственности и выстраивает работу, как ему удобно. Этот вид мониторинга подходит для краткосрочных задач.
По срокам
Разработайте план-график работ. Например, в понедельник нужно оформить визитки, во вторник — отдать в типографию, в среду — забрать, упаковать и передать заказчику. Каждое действие согласуйте с командой. Контроль по срокам подходит для тех сфер, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый этап работы.
По произвольно выбранным точкам
Этот вид отличается непредсказуемостью. Сегодня оцениваете качество продукта, а завтра дисциплину сотрудников. Такой подход подвергает стрессу, но держит коллектив в тонусе.
Основные методы контроля
Контроль должен быть открытым и систематическим. Используйте организационные, технические, информационные методы.
Проведение планерок
Выберите подходящий для вас график (раз в день, неделю или месяц) и проводите короткие встречи с сотрудниками. На планерках можно обсудить нагрузки и задачи, провести мозговой штурм, озвучить положение дел в отделе или компании в целом, подвести итоги и найти пути решения проблем.
Внедрение тайного покупателя
Тайный покупатель — это временно нанятый человек, который под видом обычного клиента общается с менеджером, задает вопросы, покупает товар или услугу, согласно техническому заданию от руководителя и собирает необходимую информацию. На основе отчета тайного покупателя очевидно, кого премировать, отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
Введение KPI
Устанавливаете нормативы, сообщаете их коллективу и отслеживаете выполнение. Но система KPI должна быть реалистичной, учитывать возможности сотрудников, ведь завышенные показатели могут демотивировать.
Фиксация задач и успехов на доске мотивации
Визуализируйте достижения. Это будет мотивировать и сплотит команду. Разместите на доске графики успешных отчетов и планы будущих продаж.
Шпионаж
Технический контроль помогает отследить, что делает сотрудник в течение рабочего дня в режиме реального времени. Для этого используют специальные программы и оборудование:
-
программы учета рабочего времени и наблюдения за рабочим столом;
-
GPS-трекинг для контроля торговых представителей, курьеров, экспедиторов и другого выездного персонала;
-
видеонаблюдение (открытое или скрытое, но информировать о наличии камер руководитель обязан);
-
прослушивание и запись телефонных разговоров.
Шпионить за коллективом нужно законно: заранее сообщить и получить разрешение.
Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC
Автор методологии DISC — психолог Уильям Марстон, который установил 4 модели поведения человека:
-
Господствующая — требовательные, эгоцентричные, честолюбивые, жесткие, консервативные люди. Доминируют в разговоре, заполняют паузы, предлагают готовые решения.
-
Влияющая — убеждающие, оптимистичные люди. Обладают творческим мышлением и отличными коммуникативными навыками.
-
Устойчивая — спокойные, мягкие, терпеливые, предсказуемые, последовательные, беспристрастные люди. Легко справляются с рутинными задачами.
-
Соответствующая — осторожные, систематизирующие, точные, тактичные, аккуратные, организованные люди. Следуют правилам и инструкциям, детализируют и анализируют информацию.
Руководитель определяет тип сотрудника и какие задачи ему подойдут, распределяет работу и формирует команды.
Отчетность в CRM-системе
Такой метод упрощает анализ бизнес-процессов и отслеживание результатов работы персонала. Руководителю не нужно ждать отчеты — всю информацию сотрудники заносят в систему в течение рабочего дня. С помощью CRM можно ставить задачи, дедлайны, учитывать затраченное время, контролировать удаленных специалистов, видеть выполненные задачи и количество сделок каждого сотрудника.
Как организовать контроль работы сотрудников
Организация мониторинга начинается с анализа текущей ситуации в компании.
-
Руководство разрабатывает план развития компании, систему мотивации сотрудников.
-
Рассчитывает, кто, когда и сколько задач должен выполнить, какие для этого понадобятся ресурсы.
-
Оценивает компетенции сотрудников и готовность компании реализовать план.
-
Готовит необходимое оборудование и программы.
-
Информирует персонал о нововведениях, разъясняет, как работает система контроля, в чем выгода для сотрудников.
-
Координирует работу. При необходимости вносит коррективы.
-
Оценивает результаты.
Для всестороннего анализа и контроля используйте комплекс ПО. Например, установите камеры, внедрите CRM-систему и программу учета рабочего времени (Kickidler, ActivTrak, Teramind, Hubstaff, Plus for Trello). Также можно создать групповые чаты с ежедневным отчетом о проделанной работе, ввести обязательные чек-листы и фотоотчеты.
Одно из возможностей виртуальной АТС MANGO OFFICE — бесплатное приложение Mango Talker. Это безопасный мессенджер, который будет доступен только для ваших сотрудников. Вы сможете прослушивать записи разговоров прямо из приложения и узнать, придерживаются ли сотрудники разработанных скриптов продаж, разобрать их ошибки.
Типичные ошибки контроля работы сотрудников
Чтобы грамотно выстроить контроль и сохранить здоровую атмосферу в коллективе, не допустите подобных ошибок:
-
чрезмерный контроль — это демотивирует, снижает эффективность работы, отнимает много времени у руководителя;
-
внимание исключительно на ошибках;
-
скрытый контроль и в случае ошибки резкая критика и конфликт;
-
бессистемный контроль (от случая к случаю, без четкой схемы);
-
замалчивание результатов контроля.
Что важно запомнить
-
С помощью специальных программ и оборудования руководитель может отслеживать рабочее время, перемещения, телефонные звонки персонала.
-
Контроль за работой сотрудников дисциплинирует, мотивирует и повышает продуктивность. Это способствует их профессиональному росту и компании в целом.
-
Чтобы контроль был эффективным, узнайте слабые места коллектива: опоздания, прокрастинация, воровство, срыв сроков.
-
Мониторинг не должен нарушать личные границы сотрудников и мешать работе. При тотальной слежке есть риск потерять доверие и испортить атмосферу в коллективе.
