Отдел продаж можно смело назвать одним из ключевых в любой компании, ведь именно эти специалисты приносят прибыль и напрямую взаимодействуют с клиентами. Чтобы команда работала слаженно и продуктивно, ее должен вести за собой компетентный и опытный специалист, лидер по натуре.
Рассказываем о функциях руководителя отдела продаж и основных пунктах его должностной инструкции.
Кто такой руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж (РОП) — специалист, который развивает сервис и клиентскую базу, создает и налаживает систему сбыта продукции компании. Он разрабатывает стратегию реализации товаров и услуг, обучает менеджеров, контролирует тендерную и маркетинговую работу.
Что должен знать и уметь руководитель отдела продаж
Обычно начальником отдела становится амбициозный человек, который способен:
-
мотивировать и вдохновлять подчиненных;
-
брать на себя ответственность и принимать сложные решения;
-
вести переговоры и выстраивать постоянные коммуникации с клиентами, партнерами и коллегами.
Чтобы эффективно достигать поставленных целей, РОП должен:
-
планировать и декомпозировать задачи;
-
анализировать результаты работы и давать подробную обратную связь;
-
знать технологии продаж и принципы управления бизнес-процессами.
Ключевые пункты должностной инструкции
Стандарта для составления этого документа нет, но в нем предусмотрены ключевые разделы, которые прописывает и дополняет каждая компания. Рассмотрим их подробнее.
Основные положения
В этом пункте указывают, кто имеет право назначать и увольнять РОПа, а также кому он подчиняется. Как правило, это один и тот же человек — директор организации или его заместитель. Здесь же пишут, кто может выполнять функции руководителя во время его отсутствия.
Также в основных положениях прописывают квалификационные стандарты, которым должен соответствовать РОП. Обычно на эту должность приглашают кандидата с высшим экономическим образованием, опытом работы в продажах не менее трех лет, отличными знаниями правил и принципов документооборота и финансовых операций.
Еще руководитель отдела продаж обязан хорошо знать законы РФ. Это важно, так как именно он будет в итоге отвечать за юридическую грамотность заключенных сделок, анализировать и прогнозировать коммерческие показатели.
Какие функции выполняет
В пункте «Функции» отражают ключевые обязанности начальника отдела продаж. Обычно он:
-
организует сбыт;
-
контролирует ведение клиентской базы и выполнение плана продаж;
-
разрабатывает ценовую политику совместно с владельцем бизнеса и маркетологами;
-
прогнозирует спрос на отдельные товарные категории;
-
выстраивает отношения с партнерами и клиентами;
-
налаживает взаимодействие между своим отделом и другими структурными подразделениями компании — например с отделом закупок или колл-центром;
-
исследует тенденции рынка;
-
проводит собеседования с кандидатами на должность менеджера отдела продаж.
Отдельно указывают, какие мероприятия РОП должен проводить в рамках обучения и повышения квалификации подчиненных.
За что несет ответственность
Руководителя отдела продаж могут привлечь к ответственности, если бизнес понес ущерб из-за его непрофессиональных действий. Например, именно он должен контролировать качество выполнения обязанностей подчиненными, не допускать, чтобы они нарушали трудовое законодательство и устав компании на рабочих местах. Также ему нельзя передавать конфиденциальную информацию третьим лицам — тем, кто не является сотрудниками предприятия.
Какими правами обладает
Специалист может:
-
набирать и обучать сотрудников;
-
поощрять и применять санкции к членам команды;
-
подписывать документы, которые касаются организации процесса продаж;
-
ставить задачи и требовать конкретного результата;
-
действовать от лица организации во время переговоров;
-
запрашивать информацию у других руководителей и подразделений компании.
Владельцу компании важно следить, чтобы права РОПа были реальными, а не формальными. Такой подход позволит директору по продажам выполнять свои обязанности в полной мере.
С кем контактирует
Решая рабочие вопросы, руководитель отдела продаж взаимодействует с разными специалистами. Например, начальник службы безопасности помогает проверить контрагентов, финансовый директор — наладить своевременную оплату поставщикам, а кадровик — провести собеседование и отобрать подходящих кандидатов на работу в отдел.
Задачи
Их 7. Остановимся подробно на каждой из них.
-
Планирование. РОП должен время от времени увеличивать объем продаж. Это нужно, чтобы предприятие было конкурентоспособным, увеличивало прибыль, расширяло сферу влияния и удерживало позиции на рынке.
Чтобы понять, как и какую прибыль может принести отдел, руководитель:
-
анализирует продуктивность отдельных членов команды;
-
собирает информацию о проведенных и предстоящих сделках;
-
составляет внутренний план продаж;
-
сравнивает его с тем, что от него требует директор организации.
Обычно план, исходящий от руководства компании, основан на фактических расходах и запланированной прибыли, результатах за прошлые периоды и прибавке на рост. Зная разницу между «есть» и «надо», РОП корректирует работу подчиненных и, оценивая потенциал каждого из них, мотивирует их на достижение более высоких результатов.
-
Декомпозиция целей. Декомпозиция предполагает деление глобальной цели на мелкие, достижение которых поручают отдельным сотрудникам.
Например, директор установил план в 2 млн рублей в месяц. РОП определяет, какую часть от месячного объема продаж должен «принести» каждый подчиненный. При этом он учитывает численность отдела, опыт и потенциал каждого сотрудника и количество рабочих дней.
-
Мотивация. РОПу важно понимать, что подчиненные — не роботы, а обычные люди. Иногда бывает недостаточно поставить цель и требовать ее достижения — работников нужно мотивировать на достижение результата. Например, выплачивать более успешным членам команды фиксированную премию за перевыполнение плана и время от времени организовывать корпоративные мероприятия, чтобы повысить сплоченность коллектива.
-
Организация. РОП должен уметь организовывать и направлять подчиненных. Это нужно, чтобы менеджеры точно знали:
-
дедлайны;
-
основные метрики оценки собственной эффективности;
-
каких результатов от них ждут;
-
какие инструменты они могут использовать для достижения цели.
Для этого начальник устанавливает регламенты, предоставляет сотрудникам инструменты для качественного выполнения обязанностей, налаживает взаимодействие между отделами.
-
Контроль. Отлаженная система контроля помогает руководителю отслеживать промежуточные и итоговые результаты работы отдела. Для этого он должен проводить регулярные планерки, обсуждать на них актуальные вопросы и решать текущие проблемы подчиненных, оценивать их успеваемость и выполнение плана. Для сбора информации и отчетности менеджеров можно использовать CRM, записывать разговоры с клиентами, вести карту рабочего дня с оптимизацией.
Используйте виртуальную АТС MANGO OFFICE, чтобы записывать разговоры с клиентами. Инструмент позволит скорректировать скрипты продаж и провести работу над ошибками с менеджерами. Система автоматически формирует отчеты, распределяя информацию по ключевым фразам, стоимости лидов и каналам связи.
-
Обучение. РОП обязан анализировать ошибки и недочеты в работе подчиненных, при необходимости организовывать их обучение. Он может самостоятельно проводить тренинги или приглашать профильных специалистов.
Обычно беседы, короткие курсы или вебинары проводят при найме: новый сотрудник не знает всех нюансов работы в компании, поэтому нуждается в погружении в рабочие процессы.
Другое дело — ситуативное и проблемное обучение. В этих случаях РОП основывается на том, какие рабочие ситуации вызывают у сотрудников его отдела сложности или какие показатели нужно «подтянуть». На основе этих данных он составляет программу и делает упор на «слабые места», чтобы в дальнейшем подчиненные легко справлялись с задачами и могли работать эффективнее.
Еще одна разновидность обучения — квалификационное. Руководитель сам изучает новые техники продаж и рассказывает о них подчиненным.
-
Ведение отчетности. Начальник отдела продаж обязан сообщать директору компании об успехах и неудачах на вверенном ему участке. Обычно он докладывает о динамике финансовых показателей, проценте выполнения плана, продуктивности подчиненных, описывает дальнейшие перспективы развития продаж, взаимодействия с клиентами и партнерами. РОП сдает отчеты каждый день, неделю, месяц, квартал и год.
Заблуждения о профессии
Иногда продажи путают с маркетингом и считают, что одна из задач РОПа — привлекать в компанию потенциальных клиентов и заинтересовывать их в покупке продукта. Но это не так. Руководитель отдела продаж должен «закрывать» сделки и обеспечивать рост показателя LTV — «жизненной ценности» каждого клиента, прибыли, которую он приносит в течение всего времени сотрудничества с компанией.
РОП, в отличие от коммерческого директора, не контролирует хозяйственную деятельность компании.
Коротко о главном
-
Руководитель отдела продаж обеспечивает сбыт продукции, увеличивает его объем и контролирует работу менеджеров.
-
Обычно РОП — амбициозный, ответственный, рассудительный человек с ярко выраженными лидерскими качествами и успешным опытом активных продаж.
-
Он должен знать основные принципы управления бизнес-процессами, техники продаж и правила ведения переговоров.
-
В задачи руководителя отдела продаж входят планирование, декомпозиция целей, мотивация, организация, контроль, обучение, ведение отчетности.
-
РОП подчиняется руководителю компании, редко — коммерческому директору.
